Projekt "MERRY" - More Efficient Rewarding and Relaxing Yuletide - so wird Weihnachten ein Erfolg...

Nach dem Fest ist vor dem Fest...

es ist erneut soweit: Weihnachten steht unmittelbar vor der Tür und einige sind wieder einmal vom vorfestlichen Stress gepackt. Um das künftig zu vermeiden, haben wir als echte Berater das Kompetenzzentrum "MERRY" ins Leben gerufen. Es soll dabei helfen, das Fest perfekt vorzubereiten...

Ausgangssituation


Der jährlich wiederkehrende Event Weihnachten (X-mas) ist von enormer Bedeutung für die einzelnen Familien (Funktionseinheiten) genau wie für die Volkswirtschaft insgesamt. Umso mehr fällt auf, dass der Organisationsbedarf gerade im Vorfeld dieses Events meist stark unterschätzt wird. Trotz periodischer Wiederkehr verfallen selbst weihnachtserfahrene Eltern (Einheitsmanager) Jahr für Jahr in alte Fehler. Die Folgen reichen von drastischen Einbrüchen in der persönlichen Zufriedenheit bis hin zu signifikanten Einbußen an Familienfrieden. Aus Geschenkefrust wird ein Motivationsloch, das zu Produktivitätsverlusten in Milliardenhöhe führt. Eine Optimierung in diesem Bereich kann folglich enorme Potenziale erschließen.
Projektansatz


Mit dem Projekt "a More Effective, Rewarding and Relaxing Yuletide" (MERRY) trägt Roland Berger Strategy Consultants entscheidend dazu bei, Effektivität und Effizienz des Weihnachts-Events zu steigern und die skizzierten Probleme zu vermeiden. Durch Auswertung von über 5.000 Beispielfällen ist es gelungen, die Erfolgsvoraussetzungen und Best Practices für ein idyllisches Fest zu isolieren und für Anwender nutzbar zu machen. Dabei setzt MERRY konsequent bei Funktionseinheiten mit mehr als 2 Mitgliedern an. Es befähigt sie, das Fest professionell vorzubereiten, erfolgreich zu realisieren und die harmonische Feststimmung nachhaltig in das Alltagsleben zu integrieren.




Projektablauf


Das Projekt unterteilt sich in vier Phasen:

 Phase 1 dient der Erarbeitung einer detaillierten Problemdiagnose und der Aufstellung der Projektorganisation

 In Phase 2 wird ein "Masterplan X-mas" erstellt

 In Phase 3 wird dieser Masterplan implementiert

 Phase 4 dient der Evaluation des Events sowie des gesamten Projekts.
X-Mas minus 100: Diagnose und Projektorganisation


In dieser Phase wird die Problematik im Einzelfall genauer beleuchtet. Die bisherigen Erfahrungen zeigen eine vielfach ähnlich gelagerte Problemstellung: Die gesamte Funktionseinheit nimmt an, dass die Weihnachtsvorbereitungen dem Mitglied obliegen, das in tradierten Funktionszusammenhängen auch das Tagesgeschäft organisiert. Der Ausspruch "Mutti macht das schon" ist ein sicherer Indikator für diese Annahme. Unsere X-mas-Analysen zeigen: Dies wäre eine klare Fehlorganisation. Die Betrauung eines einzigen Familienmitglieds mit sämtlichen Festaufgaben führt zu suboptimalen Ergebnissen. Ursachen sind Prozessfehler durch Überkomplexität und extrem ungleichmäßige Kapazitätsauslastung. In 78% aller untersuchten Misserfolgsfälle ist mangelhafte Arbeitsorganisation für das suboptimale Weihnachtserlebnis aller Beteiligten verantwortlich. MERRY sieht daher die Etablierung einer effizienten Projektorganisation vor:
 Ein Projektteam MERRY kümmert sich federführend um die Planung, Durchführung und Erfolgskontrolle sämtlicher Maßnahmen. Dabei bezieht es mehrere Mitglieder der Funktionseinheit wie auch externe Lieferanten und Dienstleister mit ein. Für den Erfolg ist es entscheidend, die Mitglieder des MERRY-Teams nicht ausschließlich aus dem Kern der Funktionseinheit zu rekrutieren. Auch sonstige im Haushalt mitfeiernde Verwandte sollten berücksichtigt werden. Die ideale Teamgröße liegt bei 3-5 Mitgliedern. Als Leiter des Projektteams (MERRY-Manager) bietet sich das Familienmitglied mit der größten X-mas-Erfahrung an. Dabei sollte das Alter als Basisgröße dienen, die Qualität der vergangenen Events jedoch ebenso berücksichtigt werden. Wichtig für den Projekterfolg ist eine konsequente Aufgabendelegation. Der MERRY-Manager koordiniert, berät und überprüft. In die Realisierung ist er selbst nur dort eingebunden, wo andere Teammitglieder für die jeweilige Aufgabe (Tannenbaumauswahl, Einkauf der Bio-Preiselbeeren, Friseurtermin etc.) nicht qualifiziert sind. Das MERRY-Team berichtet regelmäßig über seine Fortschritte an einen Lenkungsausschuss.

 Der Lenkungsausschuss steht dem Projektmanager bei der Entscheidung über wichtige Meilensteine zur Seite. Erfahrungsgemäß kommt es im Verlauf von X-mas-Projekten immer wieder zu Unstimmigkeiten, wobei die Themen Menüauswahl (z.B. Gans versus Würstchen), musikalische Untermalung des Events (z.B. Tokio Hotel versus Gotthilf Fischer) und Geschenkeauswahl (z.B. Play Station versus analoger Welt-Almanach) besonders im Vordergrund stehen. Der Lenkungsausschuss übernimmt in diesen Fragen die übergreifende inhaltliche Lenkung des Projektes: Er legt die Arbeits- und Aufgabenbeschreibung für das MERRY-Team fest, kontrolliert die Fortschritte des Teams, teilt die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel zu und trifft verbindliche Regelungen in allen Konfliktfällen. Mitglieder des Lenkungsausschusses sind in der Regel die mitfeiernden Großeltern, die den "Grey Hair Factor" in die Vorbereitungen einfließen lassen können.


Der Kick-off des Projekts, die Bildung des MERRY-Teams, sollte 100 Tage vor dem Fest erfolgen – zum Zeitpunkt X-mas minus 100.
X-Mas minus 60: Erarbeitung des Masterplans "MERRY X-mas'


Die erste Aufgabe des MERRY-Teams besteht in der Aufstellung eines Masterplans mit folgenden Themenblöcken:
 Agenda Hier wird der Grobablauf des Events festgehalten. Optionen sind zum Beispiel "Geschenke – Essen – gemütliches Beisammensein", "Essen – Singen – Geschenke" oder "Singen – Geschenke – Essen".

 Speisen und Getränke


Dieser Themenblock umfasst die Speisenfolge und die Sitzordnung. Bei Bedarf können auch Sonderfragen geklärt werden, wie beispielsweise "Kann es der Gesamtstimmung dienlich sein, wenn zur Bescherung ein Grog genommen wird?"
 Baumdekoration Hier werden Fragen nach Tannenart und Baumschmuck behandelt. Das sensible Thema wird häufig intensiv diskutiert. Konfliktlinien sind z.B.: Gotik-Kugeln versus Silber-Schmuck versus ganz bunt oder echte versus elektrische Kerzen. Die Lösung der Fragestellungen wird sich ganz wesentlich nach der demografischen Zusammensetzung des Haushaltes richten.


　
 Unterhaltungsprogramm Dieser Themenbereich bietet vielfältige Möglichkeiten. Klassische Programmpunkte sind z.B.: Blockflötenkonzert der eigenen Kinder, Einladung der Nachbarskinder zu einem Hauskonzert, gemeinsame Brettspiele oder der TV-Krimi nach eingenommener Mahlzeit. Bei der Bewertung der Alternativen spielen Nervenstärke, instrumentale Expertise, Traditionsbewusstsein und Sentimentalität eine ebenso entscheidende Rolle wie physische Gegebenheiten (Hör-, Seh- und Sitzvermögen etc.).

 Bescherung Eine typischerweise unter diesem Programmpunkt zu beantwortende Frage ist, wer die Geschenke austeilt. Diese Aufgabe ist in der Regel dem jüngsten Mitglied der Funktionseinheit zuzuordnen. Außerdem zu klären ist, ob die Verpackung sofort aufgerissen werden darf oder ob gewartet werden muss, bis alle versorgt sind. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass Dankesbezeugungen zeitnah erfolgen und auch bei Schenkung von Krawatten, Socken und Haushaltsgeräten überzeugend dargeboten werden.

 Transport/Logistik Hier geht es zum einen um die Frage, ob Gäste im Hotel oder Gästebett übernachten sollten. Zum anderen ist die Organisation der Anfahrt der Gäste sowie ggf. deren Rücktransport zu klären. Je nach Umfang sollte hierfür auch eine Zusammenlegung einzelner Gruppen in Betracht gezogen werden.

 Geschenke In diesem Themenblock sind insbesondere Maximalgrenzen für Anzahl oder Kosten festzulegen. Daneben können Richtwerte für die Verpackung aufgestellt werden: Muss sie biologisch abbaubar sein? Sind Alufolie und Zeitungspapier zulässig? Sind bei Recycling des Vorjahrespapiers zwingend Tesastreifen zu entfernen?


Alle nötigen Arbeitsschritte und Beschlüsse werden im Detail schriftlich festgehalten und mit Deadlines sowie geschätzten Kosten versehen. Sehr wichtig ist auch die Benennung eines Verantwortlichen für jeden Arbeitsschritt. Der Masterplan 'MERRY Xmas' ist dem Lenkungsausschuss zur Genehmigung vorzulegen.

Die Aufstellung des Masterplans, seine Abstimmung mit dem Lenkungsausschuss sowie der Einbezug der weiteren Mitglieder des MERRY-Teams sollte etwa 2 Monate vor dem Event abgeschlossen sein – zum Zeitpunkt X-mas minus 60.
X-mas minus 30: Implementierung


In der Implementierungsphase wird der Masterplan abgearbeitet. Der Einhaltung des ausgearbeiteten Zeitplans muss hier oberste Priorität beigemessen werden. Der Beginn der Implementierung ist bei X-mas minus 30 anzusetzen.

Das MERRY-Team sollte sich in dieser Phase mindestens zweimal wöchentlich abstimmen. Der Lenkungsausschuss sollte einmal wöchentlich tagen, die Zwischenergebnisse sichten und bei Bedarf absegnen.

Die heiße Phase des Projekts beginnt bei X-mas minus 10. Aufgrund der wachsenden Komplexität ist nun eine tägliche Telefonkonferenz des MERRY-Teams anzuraten. Diese Maßnahme ermöglicht es, die Fortschritte gegenüber dem Arbeitsplan zeitnah zu messen. Abweichungen vom Masterplan werden so unmittelbar sichtbar. Für Problemfälle wie "Puten sind aus" oder "Blautannen liegen 300 Prozent über dem Zielpreis" lassen sich auf diese Weise rechtzeitig Gegenmaßnahmen definieren – "Umsteigen auf Grillhähnchen" oder "Plastikbaum als dauerhaftes Back-up" wären praktikable Lösungsansätze. Der

Lenkungsausschuss sollte zusätzlich zweimal wöchentlich durch den Stand der Vorbereitungen geführt werden.
'Xmas minus 1': Am Vorabend des Events trifft sich das MERRY-Team zu einer finalen Ablaufbesprechung und – soweit nötig – zu einem Probelauf. Gerade die im Unterhaltungsprogramm ggf. vorgesehene Hausmusik verlangt nach einer Generalprobe, um signifikante Abweichungen vom Erwartungshorizont des MERRY-Teams vorzeitig zu erkennen. Es empfiehlt sich eine kurze Zusammenkunft mit dem Lenkungsausschuss, die dieser für eine motivierende Rede nutzen sollte, um die letzten Reserven des MERRY-Teams zu mobilisieren.

Xmas-Abend: Zum Zeitpunkt des Events selbst gilt es für den Lenkungsausschuss, mäßigend und beruhigend auf alle Beteiligten einzuwirken, da das Projektteam unter höchster Anspannung stehen wird. Bei sorgfältiger Abarbeitung des Masterplans kann jedoch in der Regel auf die Qualität der Planung und die Effektivität der Teamarbeit vertraut werden. Alkohol kann, in Maßen eingesetzt, zusätzlich zum Gelingen des Events beitragen. Allerdings ist hier auf die Einhaltung festgelegter Obergrenzen zu achten, um kontraproduktive Wirkungen auszuschließen.




X-max plus 14: Team-Event zur Evaluation


Mit zweiwöchigem Abstand zum Event sollte das MERRY-Team zu einem De-briefing zusammentreffen. Es gilt, die Vorbereitungen und das Erreichte Revue passieren zu lassen, die Kostensituation zu bilanzieren und das Gelernte aufzuarbeiten. Dies bietet dem Lenkungsausschuss auch die Gelegenheit, sich beim MERRY-Team zu bedanken und es auf die Vorbereitung des nächsten Festes einzustimmen. Ein gutes Essen und eine heitere Atmosphäre erleichtern die Durchführung dieses Abschlussmeetings. Ein symbolisches Geschenk trägt ebenso zur Motivationssteigerung bei. Möglich sind etwa eine personalisierte Urkunde oder ein T-Shirt mit dem Aufdruck "We survived Xmas 2014".

Ihr
Competence Center "MERRY"  
 






http://aheadofthecurveblog.blogspot.de/